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特許事務員の備え(対話力・会話力)

大規模事務所では分業制のため、
『一日中誰とも話さない』という特許事務員さんもいらっしゃることでしょう。
(そんなところにいたら、婆では仮死状態になりまする。)

小さな事務所では、
外部からの電話もとれば、
弁理士先生や特許技術者さんや外注さんたちと日に何度もお話しします。
もっと言えば、
郵便局員さんや宅配便業者さんやビルのオーナーさんや隣近所の皆さんともお話しすることがあります。

  *****
  
知的財産権に関しては全く初めて、というお客様のお問い合わせ。
商標出願がしたいけれど『特許の申請をお願いします』と仰る方は多いものです。
それくらい、一般の方は何もご存じなくて不安で不安でドキドキしながらお電話を下さるのだと思います。

自分たちが「毎日当たり前に使っている言葉」も、
初めてお聞きになるものが多いのではないでしょうか。
「エキム?ショウコ?どういう字を書くのだろう、どういう意味だろう。」と思っても、なかなか全ては質問できないものです。

できるだけ、専門用語を使わずに説明します。
専門用語を使うときはその説明も加えます。
あまりくどくど説明してもかえって何のことやら分からなくなりますので、
お客様の反応をみながら、説明の深さを調整する必要があります。
電話ひとつとっても、難しいですね。
何年やっても、なかなか自分で納得のいく対応はできないものです。

うちの事務所では手続きの流れや費用の件以外は、弁理士に取り次ぎます。
経験上答えられることであっても代わります。
事務のベテランだろうと弁理士の勉強中の人だろうと、
資格をもった「弁理士」以外が答えることではないと思うからです。

弁理士先生の手を煩わせないように、
分かることは事務員が極力答えるように指示される事務所もありました。
それはそれで事務所の方針ですから、事務員が意見することでもありませんが
いまはうちの事務所の方針が「お客様にとっては」ベストな対応だと思っています。


 *****


弁理士先生や特許技術者さんなど社内の方とも上手にお話しができると、
意思の疎通に困らず、誤解なく、ミスなく、円滑に仕事が進むと思います。

「ん?」と思ったこと、確認しなければならないことをそのままにするのは危険です。「今この手続きやっちゃうと先々あの手続きができなくなるのにいいのかな・・・」という疑問は必ず確認することです。忙しい弁理士先生、うっかりってこともあります。先のことも分かっていての指示であれば、こちらも安心です。

タッグを組んでいるにもかかわらず、
殆ど話さずにメモのやりとりだけで仕事を進める人たちを見かけますが、
婆はちょっと心配になります。

コミュニケーションをとるということは、人間関係を円滑にするためだけではなく、
仕事上のミスを防ぎ、最終的にはお客様にご迷惑をかけないで済むことにも繋がるような気がします。
(仕事に関係のないことをべらべらと喋り続けると仕事のミスに繋がりますけれど・・・)


   *****


いつになったら上手にできるようになるのだろう、
と思いつつ定年が近づきますねぇ。(TT)














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お疲れさまです。


私は今ではすっかり郵便局員さんの時計になっています。

「今日は、いつもより早いね?」

「あれ?もうそんな時間!?」

しまいには、
郵便局の支店長らしき男性から、

「結婚して今が一番楽しいでしょ?・・・そんな感じじゃない顔。
や~ね~、女性は結婚すると冷めちゃうんだから~」

個人事務所故、
そんな会話も、息抜きになって嬉しかったりします♪

ってことで、郵便局に行ってきます。いつもより45分遅い。

コメントありがとうございます。

>いつもより45分遅い。

すごいっ!いつもほぼ同じ時間に行くのですね。

婆は散歩にちょうどよいお天気の時とか、
BOSSが在所の時とか(結構不在がちなので)、
その日によってまちまちです。



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